Edwin van Bokhoven, verantwoordelijk voor applicatiebeheer van verschillende systemen binnen Natuurmonumenten, gebruikt hiervoor het FLEETWIN.NET softwarepakket, waarmee via internet ritgegevens kunnen worden opgevraagd. Hiermee verzorgt hij de aanlevering de rapportages die ter controle naar de diverse beheergroepen worden verstuurd. Na goedkeuring worden ze vervolgens verwerkt bij de administratie.

Klimaatneutraal gebruik van voertuigen
De Fleetlogic oplossing is ingebouwd in 115 voertuigen, die door de 32 beheer eenheden worden ingezet. De oplossing, bestaande uit een Fleetlogic boardcomputer met GPS en GPRS communicatiemodule, wordt met name gebruikt om de project- en kilometerregistratie te vereenvoudigen. Daarnaast heeft Natuurmonumenten een zogenaamde 'klimaat neutraal groep' die inzicht wil krijgen in het gebruik van de voertuigen. "De klimaatneutraal groep beoordeelt de efficiency van het gebruik van het totale wagenpark", aldus Van Bokhoven. "Met de nieuwe Fleetlogic oplossing krijgt deze groep inzicht in het exacte gebruikspatroon van de voertuigen door de diverse beheerseenheden en kan worden nagegaan welke voertuigen bijvoorbeeld bijna niet gebruikt worden".

Staatsbosbeheer als referentie
De keuze voor Fleetlogic is tot stand gekomen in overleg met Staatsbosbeheer, die een aanbesteding had lopen voor de installatie van ritregistratiesystemen in de bedrijfsvoertuigen. Ook deze organisatie heeft inmiddels gekozen voor Fleetlogic. De introductie van Fleetlogic oplossing is volgens van Bokhoven soepel verlopen. "We hebben duidelijk en helder aan ons personeel gecommuniceerd wat de bedoeling is van het systeem en waarom het voor ons van belang is om inzicht te krijgen in het gebruik van onze voertuigen", licht hij toe. "Het hele proces is uit de doeken gedaan, zodat ook voor de gebruiker van het voertuig zelf exact duidelijk was wat en vooral ook hoe een en ander zou worden vastgelegd met de nieuwe oplossing". Dat er in het begin wellicht een soort van 'big brother' gevoel is ontstaan onder het personeel geeft hij toe, al voegt hij hier direct aan toe dat dit met de heldere en open uitleg bijna volledig teniet is gedaan. De gehele introductie is samen met de projectleider van Fleetlogic als een traject opgezet, waarbij de rol van de verantwoordelijke afdelingen (Financiële en Facilitaire zaken) in elke fase van het traject duidelijk is omschreven.

Meer tijd voor hoofdtaken
De automatisch gegenereerde rapportages worden maandelijks door Van Bokhoven uitgedraaid en aan de verantwoordelijken binnen de diverse beheerseenheden gestuurd. Deze accorderen de uitdraaien per email na controle met de eigen agenda's. Tracking & tracing wordt niet gebruikt, aangezien deze optie geen informatie van waarde verschaft voor de organisatie. Het effect van de Fleetlogic oplossing is vooral terug te zien in de effectiviteit. De registratie van kilometers is een puur automatische aangelegenheid geworden waar geen handmatige processen meer aan te pas komen. Daardoor houden de betrokken personen meer tijd over voor hoofdtaken. Ook is het aantal fouten terug gedrongen, omdat er geen handgeschreven rapportages meer geproduceerd worden. "De rapportages zijn duidelijk en bieden inzicht in voor ons belangrijke gegevens", zegt Van Bokhoven, die aangeeft dat er bij de werkgroep Klimaat Neutraal bovendien de wens bestaat voor een rapportage waarin alle gereden kilometers per voertuig op datum worden weergegeven. Dankzij de flexibele opzet van de FLEETWIN.NET software kan dit als maatwerk zonder problemen worden aangeboden door Fleetlogic.